中国太平洋学会档案管理办法
2018-01-06 09:40:20
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中国太平洋学会档案管理办法
一、总则
第一条 为加强学会档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为学会发展服务，特制定本制度。
第二条 学会档案，是指学会管理以及开展各项活动直接形成的对学会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 档案应保证文件的系统完整。结案后及时归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。档案管理由学会秘书处具体负责实施。
二、文件材料的收集管理
第四条 学会及各分支机构各门类档案做到由专人负责、专柜保存。坚持每季度收集一次，对所收集材料进行科学分类，登记入柜。学会指定专人负责文件材料的管理。
第五条 学会档案分为文件类、年会类、综合类、活动类、财务类等，采用文书立卷和电子文档两种形式进行管理保存。财务档案由财会人员单独整理立卷，其余档案由秘书处负责。
第六条 由几个分会或专业委员会参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交秘书处备案。
三、归档范围
第七条 凡是反映学会相关活动形成的资料、上级来文与本学会活动相关、具有考察利用价值的各种载体形成的文件材料，均属归档范围。
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、学会的正式发文及与有关单位来往的文书。
3、学会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、学会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、学会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、学会的大事记及反映本学会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、归档要求
第八条 档案质量总的要求是：归档资料应客观、准确、完整、系统。遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第九条 各部门和分支机构文件材料形成后，应按要求及时移交档案管理人员，按照类别归档保存；会议资料应在会议结束后，由筹备会议人员，向档案管理人员移交；音像资料应随时归档。年度档案应于次年4月底前，进行分类整理立卷。
第十条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第十一条 归档的文件材料，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
第十二条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
第十三条 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第十四条 立档案卷要标准规范，整齐划一，手续完备。案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责
第十五条 按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
第十六条 按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
第十七条 遵纪守法、忠于职守，努力维护学会档案的完整与安全。
六、档案的利用
第十八条 卷内文件资料应按序排列编号，并设登记簿，以备查阅。借阅档案材料要填写《中国太平洋学会档案借阅审批单》，经学会领导签字批准后，方可借阅，阅后及时归还，防止丢失。重要资料内容应严格保密，不得扩散。
第十九条 不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
第二十条 爱护档案，保持整洁，不得在档案材料中写字、划线或作记号等。不得拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；
第二十一条 借阅档案不得转借，必须专人专用。用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须另行办理续借手续。
